ده نکته کلیدی برای خرید بهترین  دستگاه حضور و غیاب ؟

در صورت نیاز به خرید دستگاه حضور و غیاب برای شرکت خود ، ابتدا نیازها و شرایط کارگاه و شرکت خود را در نظر گرفته و با دستگاههای موجود در بازار تطابق دهید.

دستگاه های حضور و غیاب از نظر کلی به سه گروه کارتی ، اثر انگشتی و تشخیص چهره تقسیم می شوند . دستگاههای کارتی ساده ترین و ارزانترین و دستگاههای تشخیص چهره پیچیده ترین و گرانترین دستگاههای حضور و غیاب هستند . البته نوع ترکیبی این دستگاهها نیز موجود است .

نکته اول – اگر بدنبال یک دستگاه ارزان قیمت می گردید. دستگاه حضور و غیاب کارتی ، گزینه مناسبی برای انتخاب خواهد بود. کار با این دستگاهها بسیار ساده بوده و سازگار با اکثر محیطهای کارگاهی و اداری می باشد. دو نقطه ضعف عمده این دستگاهها ، احتمال گم شدن یا فراموش کردن کارت و سوء استفاده از  کارت (ثبت کارت توسط شخص دیگر ) می باشد.

در دستگاه های بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره این مشکلات مشاهده نمی شود. این دستگاهها گرانتر و پیچیده تر از دستگاههای کارتی هستند. مدت زمان مورد نیاز جهت ثبت تردد در این دستگاهها (شناسایی و ثبت تردد از طریق انگشت و چهره) یک ثانیه و بیشتر (طولانی تر از دستگاه کارتی) خواهد بود و در اماکنی که تعداد پرسنل زیادی دارند، امکان تشکیل صف و ازدحام هنگام ورود و خروج می باشد. بنابراین شما باید تعداد پرسنل خود و شیفتهای ورود و خروج را در نظر بگیرید. مثلا برای تعداد پرسنل ۳۰۰ نفر و یا بیشتر قطعا به تعداد ۲ یا بیشتر دستگاه حضور و غیاب نیاز می باشد.

در دستگاههای بیومتریک، سرعت پردازش و سرعت شناسایی و ثبت تردد بسیار مهم می باشد، مخصوصا در شرکتهایی که تعداد پرسنل زیادی در یک زمان ورود یا خروج ثبت می کنند، بسیار نمود پیدا می کند. بنابراین هنگام خرید دستگاه ، این مورد را در نظر گرفته و در مورد آن تحقیق و پرس و جو کنید.

نکته دوم –    ظرفیت حافظه دستگاه مورد مهم دیگری است که باید در نظر بگیرید. در دستگاههای بیومتریک دو حافظه داریم. یک حافظه مربوط به ثبت ترددها است و حافظه دیگر محل نگهداری نمونه اثر انگشت یا چهره می باشد.

هرچه تعداد پرسنل شرکت بیشتر باشد، ‌تعداد ترددهایی که در حافظه در یک ورود یا خروج ثبت می شود،‌افزایش می یابد و بالطبع حافظه دستگاه زود پر خواهد شد . البته در بیشتر دستگاههای حضور و غیاب ،‌در صورت پر شدن حافظه ،‌ترددهای جدید جایگزین ترددهای قدیمی خواهد شد. هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب تعداد پرسنل شرکت و نیز گنجایش حافظه دستگاه و همچنین نحوه تخلیه (خواندن) ترددها را بررسی کنید. مثلا اگر شما دارای ۵۰۰ نفر پرسنل هستید و دستگاه حضور و غیاب شما ظرفیت ۱۰٫۰۰۰ تردد را دارد. اگر همه پرسنل شما در همه روزهای کاری ثبت تردد کنند، تعداد ترددهای ثبت شده در یک روز حداقل ۱۰۰۰ تردد (حداقل یک ورود و یک خروج)‌خواهد بود و حافظه دستگاه ظرف مدت ۱۰ روز پر خواهد شد. از شرکت فروشنده دستگاه حضور و غیاب درباره ظرفیت حافظه ، نحوه خواندن ترددها (بصورت دستی یا اتوماتیک) و امکان بازیابی ترددها سوال کنید.

حافظه دیگر در دستگاه حضور و غیاب ، محل نگهداری نمونه اثر انگشت و یا نمونه چهره کارکنان جهت تطابق هنگام ثبت تردد است. مثلا اگر ظرفیت ذخیره اثر انگشت در یکدستگاه ۵٫۰۰۰ نمونه باشد و شما بخواهید از هر شخصی دو نمونه اثر انگشت تعریف و ذخیره کنید،‌ حداکثر می توانید از ۲٫۵۰۰ نفر در این دستگاه نمونه گیری کنید. البته این مورد بیشتر در شرکتهای بزرگ با تعداد زیاد پرسنل مهم خواهد بود. در ضمن تعداد نمونه های ذخیره شده با سرعت شناسایی و ثبت تردد نسبت عکس دارد،‌یعنی هر چه تعداد نمونه اثر انگشت یا چهره تعریف شده در دستگاه افزایش یابد، سرعت شناسایی و ثبت تردد کاهش می یابد.

نکته سوم-نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب جهت خواندن ترددها ، یکی دیگر از مواردی است که باید بهنگام خرید توجه داشته باشید و با امکانات و بستر ارتباطی شرکت خود تطابق دهید.

نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب می تواند یکی از موارد زیر باشد:

پورت سریال (Rs232) ، مودم ، شبکه سیمی (Rj45) ، پورت Usb ، شبکه بی سیم (Wifi) ، رابط اکسترنال تخلیه ، اینترنت

بررسی کنید که امکان استفاده از کدام یک از موارد ذکر شده در مکان مورد نظر شما ، آسانتر است و آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نیاز ، این امکان را در اختیار شما قرار می دهد یا نه ؟

نکته چهارم -وجود باطری (UPS) در دستگاه حضور و غیاب یکی از الزامات مهم است. در هنگام قطع برق ، باطری (UPS) برق مورد نیاز دستگاه حضور و غیاب را تأمین می کند. بررسی کنید که دستگاه مورد نیاز شما باطری دارد یا نه؟ مدل و مشخصات باطری چیست ؟ و برای چه مدتی دستگاه را روشن نگه می دارد ؟

نکته پنجم -مدیریت دستگاه حضور و غیاب و انجام تنظیمات مورد نیاز بر روی آن از دو طریق امکانپذیر است:‌از طریق منوهای روی دستگاه حضور و غیاب – از طریق اتصال به یک کامپیوتر.

بررسی کنید که دستگاه مورد نظر شما از کدام راه قابل مدیریت و تنظیم است. آیا انگشت نگاری و انجام تنظیمات دیگر بر روی دستگاه بدون نیاز به کامپیوتر  امکانپذیر است ؟

نکته ششم-در باره نرم افزار حضور و غیاب با دقت بیشتری بررسی کنید. شرکت فروشنده دستگاه حضور و غیاب ، چه نرم افزارهای حضور و غیابی دارد؟ آیا نرم افزارهای موجود نیازهای شما را مرتفع می سازد ؟ آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نظر امکان ارتباط با نرم افزارهای شرکتهای دیگر را دارد ؟ آیا امکان ارتباط بین نرم افزار انتخاب شده با سیستم های حقوق و دستمزد وجود دارد ؟ و فرمت خروجی نرم افزار حضور و غیاب برای سیستم حقوق و دستمزد چیست ؟

نکته هفتم -آیا در صورت نیاز ، استفاده از دستگاه حضور و غیاب انتخاب شده  در سیستم کنترل تردد امکانپذیر (خروجی رله ) می باشد؟

نکته هشتم -برای بعضی از افراد شکل و ظاهر دستگاه و شکیل بودن آن مهم است. صفح نمایش دستگاه رنگی است یا سیاه و سفید؟ اندازه صفحه نمایش دستگاه را در نظر بگیرید؟ قبل از اقدام به خرید ، در صورت امکان دستگاه را بصورت حضوری رویت نمایید.

نکته نهم -آیا قیمت دستگاه انتخاب شده متناسب با بودجه شرکت شما می باشد؟ قیمت دستگاه حضور و غیاب منتخب در مقایسه با دستگاههای مشابه بالاتر است یا پائین تر ؟

نکته دهم-یکی از مهمترین نکاتی که باید هنگام انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب در نظر بگیرد،‌گارانتی دستگاه و خدمات پس از فروش و نحوه پشتیبانی شرکت فروشنده است؟ پشتیبانی رایگان دستگاه  و نرم افزار آن چه مدتی است؟ در این مورد خیلی تحقیق کنید. خیلی مهم است .

خرید جدید ترین دستگاه های حضور  و غیاب