مجموعه نرم افزارهای حسابداری

{مجموعه نرم افزارهای حسابداری}
بهترین نرم افزار حسابداری و مالی برای کسب و کار و شرکت خودتان

از آنجایی که همه کسب و کار ها فارغ از ابعاد و مقیاس ، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی ، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد ، لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده ، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم ، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.

شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید. بنابراین اینجاست که نرم افزار حسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.

آیا شما به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید ؟
سرمایه گذاری روی نرم افزار حسابداری و مالی، یکی از بهترین تصمیماتی است که صاحب کسب و کار می تواند بگیرد، اما آیا این در مورد شما هم صدق می کند ؟ برای بعضی کسب و کارها، استفاده از نرم افزار های صفحه گسترده (نظیر Excel) و حتی روش های سنتی و دستی، نیاز آن مجموعه را برآورده می کند که البته باز هم در این گونه موارد، استفاده از نرم افزار توصیه شده و می تواند این نیاز را بهتر تامین نماید.

اما اگر هر یک از شرایط زیر در مورد نوع کار شما صدق کند، بنابراین سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری کار معقولی است :

شما تازه شروع به کار کرده اید : استفاده از نرم افزار حسابداری مالی از بدو شروع فعالیت شرکت، کسب و کار شما را در جهت صحیح خود در راستای موفقیت قرار می دهد. در واقع استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی از ابتدای کار، بسیار پرمنفعت تر از تهیه و استفاده از آن بعد از چند ماه یا چند سال کار به روش سنتی و قدیمی است.

کسب و کار شما در حال رشد است : اگر برنامه توسعه دارید و یا در مرحله توسعه قرار گرفته اید، استفاده از حسابداری سنتی و سیستم دفتری قدیمی قطعاً سخت و مشکل ساز می باشد. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند با تسهیل و شفاف سازی برخی فرایند ها و اتوماتیک کردن برخی محاسبات و عملیات مالی و البته تطابق با معیارهای توسعه شما، حجم بسیار زیادی از زمان و سرمایه مجموعه در حال توسعه شما را حفظ نماید.

شما نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات مالی دارید : آیا فکر کرده اید که سیستم مالی و حسابداری تنها برای حفظ اعداد و ارقام است؟ برخلاف آن، سیستم های جامع مالی عملاً یک بانک اطلاعاتی بسیار ارزشمند مالی و اطلاعاتی است که علاوه بر ارائه گزارشات مالی، اطلاعات کاملی از مشتریان نیز بصورت آنی در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید حتی اطلاعات اضافه تری نظیر اطلاعات تماس از مشتریان و تامین کنندگان و سوابق را نیز در آن ببینید و از آن بهره برداری نمائید.

شما نیاز به رصد دقیق فرایند ها دارید : از پرداخت حقوق ها تا گردش مالی روزانه، سیستم جامع مالی و اداری شما می تواند با سازگاری با سایر نرم افزارها و سیستم ها، داده ها را بصورت هوشمند جمع آوری کرده و حتی با اتصال به سیستم بانکی و اعتباری شما، بصورت هوشمند گردش مالی بانکی شما را نیز ثبت نماید.

سیستم فعلی شما بسیار پیچیده است : همه نرم افزارهای مالی و اداری مشابه هم نیستند. برخی از نرم افزارها فرایند ها را بصورت بسیار پیچیده دریافت می کنند و ویژگی هایی دارند که برای کار شما عملاً زائد و بلا استفاده است. در برخی از آنها هم ویژگی ها و امکاناتی وجود دارد که عملاً شما به آنها نیازی ندارید. بنابراین اگر شما در چنین وضعیتی قرار دارید، سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری بهتر، کار بسیار عاقلانه و واجبی است.

شما دنبال اطمینان خاطر جهت تطابق فعالیت ها با قوانین هستید : در صورتیکه از قوانین و بخشنامه های مالی آگاهی ندارید و یا حتی با اصول حسابداری و امور مالی آشنایی ندارید، استفاده از نرم افزار های شرکت های باسابقه و شناخته شده، بهترین سرمایه گذاری در کسب و کار شماست. تولید کنندگان اینگونه نرم افزارها سعی می کنند تا آخرین قوانین، بخشنامه و ملزومات مالی را در نرم افزارهای خود اعمال کنند. بنابراین خود نرم افزار برای شما در حکم مشاور و راهنما خواهد بود و بسیاری از نیازهایی که شما هنوز از آنها آگاهی ندارید یا به آنها برخورد نکرده اید را از پیش برای شما تامین می کنند.

ويژگی های نرم افزار جامع مالی و حسابداری
این نوع از نرم افزار ها مجموعه ای از امکانات فنی و قابلیت ها را برای شما فراهم می کنند تا به وسیله آن بتوانید امور مالی خود را به سادگی مدیریت کنید. البته خیلی از صاحبان کسب و کارها و شرکت ها در صحبت های خود به سادگی محیط کاربری و صرفه جویی در وقت به عنوان دو فاکتور بسیار مهم از ویژگی های نرم افزار مالی خود اشاره کرده اند که در زمان انتخاب نرم افزار برای آنها از بالاترین درجه اهمیت برخوردار است.

نرم افزار مالی می بایست نیازهای کاری شما را به خوبی پاسخ دهد تا شما بتوانید تصویر دقیقی از کلیت وضعیت خود مشاهده نمایید. در اینجا به برخی ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری و مالی باید داشته باشد اشاره می کنیم :

تامین نیاز های اولیه حسابداری : یک نرم افزار حسابداری در ساده ترین حالت باید بتواند نیازهای ابتدایی امور مالی و حسابداری نظیر صدور فاکتور، مدیریت درآمد ها و هزینه ها، گزارش های مالی و مدیریت اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان را برآورده کند.

اتوماسیون مالی : انجام کارهایی به صورت اتوماتیک نظیر صدور فاکتور، پرداخت زمان بندی شده، اطلاع رسانی موارد تاریخ گذشته، و سایر مواردی که می شود بصورت مکانیزه و هوشمند انجام گردد به شما در مدیریت بهینه بسیار کمک می کند و در وقت شما به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود.

قالب های از پیش آماده : امکان استفاده از قالب های آماده جهت صدور پیش فاکتور و پیشنهاد قیمت و در نهایت امکان تبدیل آنها به فاکتور یا صورت حساب نهایی.

سازگاری با سیستم مالیاتی : داشتن امکان محاسبه خودکار مالیات و سازگاری با نرخ های متفاوت مالیاتی و امکان انجام محاسبات مربوطه، زندگی شما و حسابدار شما را بسیار بهبود می بخشد.

چند کاربره بودن : عموماً علاوه بر دسترسی خود شما، حسابدار و کارکنان حسابداری شما نیز می بایست بتوانند بصورت موازی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده کرده تا حجم کار بین همه تقسیم شده و درصد خطا کاهش یابد.

سازگاری با سیستم حقوق و دستمزد : معمولاً در سیستم های جامع مالی و اداری، سامانه حقوق و دستمزد بصورت یک سیستم مستقل وجود داشته و عمل می نماید. لذا ارتباط با سیستم حسابداری و انجام محاسبات بصورت اتوماتیک یکی دیگر از ویژگی های مهم و کاربردی است.

دسترسی فراگیر : یکی از ویژگی های بسیار مهم علی الخصوص برای مدیرانی که بصورت دائم در ماموریت و سفرهای مختلف هستند، دسترسی از همه نقاط به اطلاعات مالی مجموعه است. بنابراین با استفاده از ابزارهای مختلف و از نقاط مختلف دنیا می بایست امکان دسترسی به اطلاعات مالی فراهم باشد و در واقع نرم افزار این قابلیت را داشته باشد.

سازگاری با نرم افزارهای جانبی و جدید : یکی از نکات مهم در شرکت ها این است که معمولاً سیستم های مالی و اداری بصورت یکپارچه و یکجا از یک برند خاص تهیه نمی شوند، بلکه بسته به نیاز و بودجه موجود این نرم افزارها تهیه شده و در برخی موارد از برندهای مختلف این خرید نرم افزار صورت می پذیرد، بنابراین می بایست نرم افزار مالی شما امکان سازگاری با سایر نرم افزار ها را نیز داشته باشد.